Görevler ve Bütçe

Misyon, vizyon, amaç ve hedeflerden bahsettik önceki yazılarımızda. Sıra geldi hedefleri daha küçük parçalara bölmeye, çünkü hedefleri de tek lokmada yutamazsınız. Tek hamlede gerçekleştirilecek hedefler yazamazsınız iş hayatında. Hedeflere ulaşmak için her bir hedefi daha küçük parçalara bölmelisiniz ki, biz bunlara görevler diyoruz.

Görevler, kısa zamanda tamamlanabilecek ve her biri hedefin gerçekleştirilmesine yardımcı olacak işlerdir temelde. Hedeflere verdiğimiz örnekleri hatırlayalım. Mesela, “yılın ilk çeyreği sonunda, İç Anadolu bölgesinde mevcut ürünlerin satışını bir yıl önceye kıyasla %20 artırmak” demiştik. Ya da, “yıl sonuna kadar iki yeni ürünü piyasaya sürmek ve her birinden en az 5000 adet satmak” gibi bir hedefimiz olabilir demiştik. Bu noktada hedeflerin ne kadar somut olduğuna tekrar dikkat çekelim. Yani bir hedefi tutturup tutturamadığımızı kesin olarak söyleyebilmeliyiz demiştik, hedefler SMART (specific, measurable, assignable, realistic, time-bound) olmalı demiştik hatırlarsanız. Görevler, hedeflerin daha küçük bölümleri olduğu için onlar da kontrol edilebilir ve yönetilebilir olmalıdır. Mevcut ürünlerin satışını artırmak hedefi ile ilgili olarak bir satış bölümü ne yapar sizce? Mevcut bayilerin, müşterilerin alım sayılarını artırmaya çalışır; ya da yeni bayi veya müşteriler yaratmaya çalışır. Buyurun size iki yeni görev! Satış bölümü yöneticisi olarak bir satış elemanınızı bayi ziyaretleriyle ve daha fazla ürün alımına ikna etme ile görevlendiriyorsanız, diğer elemanınızı da potansiyel müşterilerin ve bayilerin ziyaret edilmesi, ürün kalitesinin anlatılması ve ürün alıma ikna edilmesi için görevlendirmelisiniz demektir bu. Öyle değil mi? Her ikisinin başarısı da İç Anadolu’da satış bölümünün toplam başarısına ve hedefi gerçekleştirmesine hizmet edecektir. Görevleri elbette ki çok somut ve haftalık olarak kontrol edilebilir şekilde dağıtırsınız. A adlı satış elemanınız her hafta 15 bayi ziyareti yapmak ve sonuçlarını size raporlamak zorundadır. B adlı satış elemanınız ise her hafta potansiyel müşteri niteliğini taşıyan hane veya toptancılardan 25 tanesini ziyaret etmek ve size sonuçları raporlamak durumundadır. Hedef son derece somutken, onun alt parçaları olan görevlerin somut olmaması düşünülemez. Hem kontrol için, hem de performans değerlendirmesi için!

Gelelim bizi diğer hedefe ulaştıracak görevlere, yani yıl sonuna kadar iki yeni ürünü piyasaya sürmek ve her birinden en az 5000 adet satmak konulu hedefin parçalara ayrılmasına. Diyelim ki yeni ürünler Haziran ayı geldiği halde piyasaya sürülebilir durumda değil. Ne olur dersiniz? Satış bölümü ile Ar-Ge bölümü yöneticileri arasında tartışmalar çıkar! Biri der ki “ürün daha hazır değil”, diğeri der ki “bana yıl boyunca 5000 adet satacaksın denildi ama yılın yarısı geçti, ürünler hala ortada yok!”. Eh, bunun gibi tartışmaların günlük kurumsal hayatta olmadığını söyleyebilir misiniz? Söyleyemezsiniz... işte hep hedefler yüzünden! Normaldir, kurumsal hayatta hep olur böyle şeyler. Bunlar bölüm yöneticileri arasındaki güç savaşları ile bir sonuca bağlanır veya bağlanamaz maalesef. Burada iki tarafın da diğerine saygı ve anlayış çerçevesinde davranacağını varsaymak zorundayız. Yani ne Ar-Ge bölümü yeni ürünü piyasaya sürmek için Aralık ayına kadar zamanı olduğunu farzedebilir, ne de Satış bölümü “Ocak ayının son gününde ürün hazır değilse ben satamam, bana ne” diyebilir. Bu müzakere kısmını ayrı bir konu olarak şimdilik geçiyoruz.

Diyelim ki ürünler hazır. Satış bölümü nasıl görevler belirler? Belki yeni ürünün bayilere ve tüketicilere tanıtılması için bir lansman yapmak ister ve farklı bölümlerin, örneğin pazarlama veya pazarlama iletişimi bölümlerinin bu konuda yardımını talep eder. Belki de bu konuyu kendi içinde halleder ve küçük, lokal aktivitelerle potansiyel alıcılarına yeni ürünü anlatır. İşte bunların her biri bir görevdir. Bu işlerin tamamında satış bölümü çalışanlarının yapması gereken görevler vardır. Bunlar belirlenir ve kontrol edilebilecek şekilde yazılır.

Peki bu belirlenen görevlerin masraflarını, yerine getirilmesi için gerekli parayı kim öder?

Geldik bütçeye ve bölümler arası tartışmaların en hasına!

Bir bölümün kendine verilen hedefleri tutturması için gereken faaliyetleri planlaması beklenir kurumsal firmalarda. Genel Müdürlük demiştir ki, sana verdiğim hedefleri tutturmak için neler yapman gerekiyor, bunları belirle. Yani görevlerini tek tek yaz! Sonrasında ise bu görevlerin her biri için ne kadar para harcaman gerekiyor, bunu hesapla ve yaz. Bunları topladığın zaman yıllık bölüm bütçen belli olacaktır, o bütçeyi onay için bana gönder!

İşte firmanın, kurumun bütçesi aslında böyle bir süreç sonunda belli olur. Bölüm yöneticilerine firmanın vizyon-amaç-hedef kırılımları sonucunda birtakım hedefler verilmiştir ve de onlara denir ki bu hedefleri tutturmak için neler yapmalısın ve her biri kaça mal olur? Yönetim şu anda görevlerden ve onların toplam maliyetlerinden bahsediyor aslında... Bütçe dediğimiz şey, vizyon-amaç-hedef ve görev kırılımlarının firmaya yıllık bazda kaça mal olacağının çalışmasıdır. Bunu bölüm yöneticilerinden isterler ama büyük resmi açıklamaya çoğu zaman zahmet etmezler. Sizler artık bunu biliyorsunuz!

Örneklere dönelim... Satış bölümü yöneticisi olarak bir satış elemanınızı haftada 15 mevcut bayi veya müşteri ziyaretleriyle ve daha fazla ürün alımına ikna etme ile görevlendirmekten bahsetmiştik. Diğer elemanınızın da haftada 25 potansiyel müşteri ve bayinin ziyaret edilmesi, ürün kalitesinin anlatılması, ürün alımına ikna edilmesi için görevlendirilmesi demiştik. Bunlar için gerekli her adımı düşünerek, bunların her birinin maliyetini hesaplayarak toplam bir maliyete ulaşmalısınız. Bunları bir kenara yazmalısınız.

Sonra gelelim tartışmalı konulara... diyelim ki ürünler hazır. Bunların tanıtımını genel bir faaliyet olarak pazarlama veya pazarlama iletişimi bölümünden mi talep edeceksiniz? O zaman bu tanıtım işinde satış olarak size çok daha az maliyet düşecektir, çünkü lansman pazarlamanın bütçesinden çıkacaktır, dev maliyet onlardayken siz sadece iki eleman gönderecek ve bayilerin iki tane yemeğini ısmarlayacaksınızdır. Ne güzel!

Peki ya böyle değilse? Tanıtımı yerel olarak her bir bölgede siz yapmak zorundaysanız ne olur? Görevler ona göre belirlenir ve her birinin karşısına ilgili maliyetler yazılır. Kısacası bütçe büyür. Onaylatılması zorlaşır. Bir yandan da bunların firma çapında koordine edilmesi gerekir. Belki pazarlama bölümü her bölgede bir lansman düşünüyordur ve bunu yıllık bütçesine almıştır, o zaman sizin satış olarak lansmanlara değil bayileri hoş tutmaya ve ikna etmeye odaklanmanız gerekir. Görevleriniz ve ilgili maliyetleriniz buna göre yazılmalı ve yıllık toplam bütçeniz buna göre oluşturulmalıdır.

Bölümlere verilen yıllık hedeflerin kurumun büyük amaçları ve vizyonu için bir anlamı vardır. Hedefleri tutturan her bölüm kurumun amaçlarına ve vizyonuna doğru gitmesini sağlar. Bu yüzden hedefleri tutturmak için hedefler görevlere bölünür. Hangi görevler yapılmalıdır, bunların her biri için ne kadar harcama yapmak gerekir, bunlar hesaplanır. Elbette belirlenen görevler hedeflere ulaşmanızı sağlamalı ve ayrıca bölümünüzün performansını kontrol etmeniz için de size yol göstermelidir. Görevlerin her birinin karşısına yazacağınız maliyetlerin toplamı ise bölümünüzün yıllık bütçesinden başka bir şey değil aslında. Yazılan görevlere harcayacağınız para planlı bir harcamadır, bütçe dahilindedir, bunların dışında yaptığınız her masraf ise plansız ve dolayısıyla gereksiz bir harcamadır, yani idealde böyledir! Sözkonusu diğer, öngörülmemiş harcamalar çokça oluyorsa ya planlamada bir hatanız vardır ya da bölümünüz plana ya da sizin talimatlarınıza göre gitmiyordur. Bir daha düşünmekte, incelemekte fayda olan bir durum...

Büyük resimden küçük parçalara kadar gelebildiysek ne mutlu bize... bölümler arası tartışmaların neden çıktığını da biliyoruz demektir o zaman. Bu yüzden iletişimin önemini anlıyoruz ve iletişimde son derece açık, net ve kaprissiz olmamız gerektiğini biliyoruz! Belki de diğer bölüm, kendi bütçesinden bize son derece faydalı olacak bir iş yapıyordur? Neden teşekkür etmiyoruz?

Mutlu kurumsal günler dileğiyle...

Baler.